« История веблогов | Главная | Как не надо делать предложения об обмене ссылками »

22.12.03

Оптимизация работы с электронной почтой

Воистину, все гениальное – просто! Путем введения простейшего приема по работе с электронной почтой, я получил экономию времени по самым скромным подсчетам, где-то около 30-40%!

Как раньше я работал с почтой? Очень примитивно. Вся приходящая почта "оседала" в папке "Входящие". А это примерно 100 сообщений в день: личная переписка, деловая переписка и многочисленные почтовый рассылки. Скачиваю почту и… сначала прочитываю личные сообщения. Помечаю их флажком, для того, чтобы они выделялись среди рассылок. Затем читаю рассылки. Прочитав их, либо удаляю, либо сохраняю в специально предназначенных папках. После этого начинаю отвечать на свою почту. Подряд, сверху вниз по списку.

Просто и примитивно!

Так я работал с почтой буквально до начала декабря.

Сейчас ввел простейший прием, который уже существенно экономит мне время!

Во "Входящих" я создал три папки: "Срочно", "Подождут" и "Чтиво". После того, как я скачиваю почту, я бегло ее сначала сортирую. Неинтересные рассылки и просочившийся сквозь фильтры спам быстро удаляю. Рассылки, которые хочу прочитать позже, перемещаю в папку "Чтиво". Личная и деловая корреспонденция сортируется по критериям срочности и важности. Те письма, на которые надо дать безотлагательный ответ перемещаются в папку "Срочно". Остальные – в "Подождут".

Вау! Оказывается, так просто и в то же время, так эффективно. Дело в том, что раньше я было просто заложником одного из правил нетикета:

"На электронную почту нужно отвечать максимум в течение двух суток. Желательно, если в этот же день".

Да, это очень хорошее правило. Но лучше всего оно работает для работников, отвечающих на вопросы клиентов своей фирмы. В личной же переписке это правило может "съесть" кучу времени. Ведь корреспондент "по ту сторону монитора" также может придерживаться этого правила. Особенно, если он (она) высоко ценит отношения с вами. В итоге, личная переписка превращается в обмен письмами с частотой один раз в сутки (а, иногда, и чаще!). Хорошо, если у вас таких знакомых 3-5. А если десятки. А что если сотни?!

Да и деловая корреспонденция, оказывается, не всегда требует срочности в ответе. Во всяком случае, у меня примерно половина деловых писем не требует срочности в ответе "здесь и сейчас".

Я прекрасно отдаю себе отчет в том, что КАЖДЫЙ, кто мне пишет, хотел бы получить мой ответ, как можно быстрее. И в идеале, было бы прекрасно, если бы я отвечал быстро и незамедлительно. Но вот здесь уже встает проблема выбора и расстановки приоритетов. На что делать акцент, на срочные или на важные дела?

Я выбираю важные.

P.S. Обращаюсь к тем, кто пишет мне и ждет от меня ответа в течение нескольких суток. Знайте, я не стал вас ценить меньше, я просто стремлюсь взять свою жизнь и время под контроль! Надеюсь, что мой опыт будет полезен и вам.

Опубликовал smakotin в 22.12.03 18:51

Комментарии

А ещё у "Batинка" есть замечательный сортировщик, который половину этой работы выполняет прямо в момент приёма почты. У меня три основных папки (примерно такие же, каки у тебя, Дима) и ещё девять(!) дополнительных. Это помогает и потом, когда надо быстро найти какое-то письмо.

Опубликовал(а): Валерий в 23.12.03 01:17

У меня сортировщик помогает раскладывая разные рассылки в разные папки и письма от разных людей тоже в разные. Есть папочка попадание писем в которую сопровождаются очень приятным "звоночком" :), обычно на эти письма я отвечаю сразу...

Опубликовал(а): Шахруз в 23.12.03 11:48

Автоматические сортировщики – это очень хорошо. Но у них есть свой предел. И наступает он достаточно быстро. Сортировать рассылки по папкам – это одно. Но вот личную и деловую корреспонденцию… Я лично от автоматической сортировки отказался. Какой смысл раскидывать сообщения от людей по разным папкам? Откуда сортировщик "знает", какие письма являются важными, а какие нет. Как сортировщик может определить кому ответить в первую очередь, а кому можно и позже дать ответ? Получается, после того, как сортировщик распределит личную переписку по разным папкам, мне надо будет все равно последовательно проверять, нет ли очень важного письма?

Гораздо проще, на мой взгляд, сортировку осуществлять вручную. И сортировка почты по критериям "срочность/важность" позволяет сэкономить кучу времени!

Опубликовал(а): Д. Смакотин в 23.12.03 14:33

Просто разный подход в разных ситуациях. Когда адресатов штук десять - все равно в каком порядке отвечать, потому что и так успеешь ответить достаточно быстро. А когда их 50, к примеру, то тут уж конечно нужно быстро сортировать: срочно-подождет. Потому что главное внимание - главным вещам! :-)

Опубликовал(а): Наталья в 24.12.03 08:01

Я уже давно сортирую всю свою корреспонденцию по папкам (муж заставил это сделать) :))
Есть папки: "Срочно", "Рассылки" (которые я тоже сортирую по тематике), есть "Личные", "Друзья", "Коллеги", "Клиенты" "Деловая", "Группа Димы" :)) и т.д.
Очень удобно и комфортно себя чувствую :))

Опубликовал(а): Лена в 28.12.03 04:39